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«Le Ministère de la Réforme Administrative et Institutionnelle (MRAI) a organisé les 11 et 12 Juillet dernier à l’intention de ses cadres une formation sur l’analyse des projets de décrets portant création, attributions, organisation et fonctionnement des structures administratives. Dans cette interview, Moumouni SALAMI, Directeur des Programmes de Réforme Administrative revient sur l’importance de cette formation pour l’ensemble des services publics.

L’Evénement Précis: Le Ministère a organisé les 11 et 12 Juillet derniers une formation de ses cadres sur l’analyse des projets de décrets portant création, attributions, organisation et fonctionnement des structures administratives. Pourquoi une telle formation ?

Moumouni SALAMI: Avant de parler de la justification de l’organisation de cette formation, il me parait utile de préciser le contexte dans lequel elle intervient. En effet, depuis 2006, il y a un certain nombre d’orientations stratégiques de développement dont la toute première est ‘’la reconstruction d’une administration publique qui garantit l’intérêt général, promeut le secteur public et l’entreprise’’. L’opérationnalisation de cette orientation stratégique, à travers les services publics, appelle un certain nombre de dispositifs préalables au plan organisationnel. Ces services, chacun dans son champ de compétence, doivent être en mesure de construire et de conduire des actions de manière synergique et complémentaire pour favoriser l’émergence. Il y a un besoin de réglage des différents maillons qui constituent l’administration publique notamment sous leurs aspects organisationnels. Le deuxième élément de contexte est que du 02 au 05 Juillet 2003, le MRAI a organisé la revue du premier semestre de l’année 2013 pour apprécier le niveau d’atteinte des résultats. Cette revue révèle que l’analyse des textes portant création, attributions et fonctionnement des structures administratives est une activité récurrente mais d’importance capitale en raison de ce qu’elle fait l’objet d’une forte demande de la part des ministères ; une activité donc à forte valeur ajoutée pour le MRAI. Mais, il n’y a qu’une équipe très réduite de cadres de la direction qui s’en occupe au ministère. Le contexte était donc tel qu’il nous fallait au ministère, réfléchir à comment faire pour continuer à donner satisfaction aux administrations qui nous sollicitent en dépit du manque de ressources humaines spécialisées en la matière. Nous avons pensé qu’une formation était nécessaire. Les préoccupations qui sous tendent la formation sont d’abord de permettre que l’ensemble des acteurs à l’œuvre au ministère soient au courant de ce qui se fait au titre de cette importante activité ; ensuite renforcer le potentiel en ressources humaines qui pourraient prendre en charge cette activité parce que le Ministère de la Reforme Administrative et Institutionnelle n’est pas pourvu d’effectifs comme les autres ministères ,encore moins, la Direction des Programmes de Réforme Administrative. Il faut donc s’assurer de ce que les autres cadres puissent aussi apporter un appui, en temps que de besoin, à la direction spécialisée pour cette activité d’importance.

A vous suivre, on note que l’analyse des projets de décrets portant création, attributions, organisation et fonctionnement des structures administratives est une activité importante au point où il faut amener même des cadres qui ne sont pas de votre direction à savoir comment tout cela se fait et à être en mesure de vous renforcer en cas de besoin. Qu’est ce que vous faites de si important pour vouloir associer tous les cadres du ministère ?
L’analyse des textes portant création attributions et fonctionnement des structures est capitale pour toutes les structures. En effet, ce texte est le cadre organisationnel qui clarifie la mission, les attributions, l’organisation et permet de définir les ressources à mettre en place pour exécuter la mission, les complémentarités à rechercher, les interrelations à établir avec d’autres structures. Le cadre organisationnel est indispensable pour tout ministère. Mieux, il y a aussi les dynamiques dans l’évolution de l’environnement institutionnel béninois. Le chef de l’Etat peut modifier la contexture de son gouvernement. Les dénominations des ministères peuvent changer suivant les nécessités de recadrer l’action gouvernementale. Du coup, il y a besoin d’adapter le cadre organisationnel. Si on va plus loin, il y a des changements de responsable au premier niveau après les élections présidentielles. Ce qui amène aussi à modifier la contexture du gouvernement. Cela appelle qu’on révise le cadre organisationnel. Le troisième élément est que la structure type qui est le référentiel peut, elle aussi, évoluer. La preuve, cette structure type a connu une modification en 2012. Le décret 2012-191 du 03 Juillet 2012 fixant la structure type des ministères a remplacé le décret 2006 -268 du 14 Juin 2006 ayant même objet. L’ensemble de ces éléments justifie que l’on s’intéresse au décret portant cadre organisationnel des structures. Nous y veillons.
Par exemple une structure n’a qu’une mission qui doit être très clairement formulée. Cette mission doit être en lien avec les visions, politique et stratégies de développement du Bénin. La mission doit être déclinée en termes d’attributions qui spécifient les grands domaines d’intervention de la structure. Un ministère est dirigé par un ministre dont les rôles et responsabilité doivent être clairement précisés. Ce qui n’était pas le cas jusqu’en 2010, à la différence, avec la structure type de 2012, l’essentiel des rôles et responsabilités à la tête d’un ministère est précisé. Il y a des services et des personnes qui sont directement rattachés au ministre. Dans le décret portant AOF du ministère, cela doit transparaître. On doit voir transparaître les attributions du cabinet du ministre, savoir ce qu’on entend par , Directeur de cabinet, Secrétariat général , conseillers techniques, chargé de mission et leurs attributions respectives ; savoir les services qu’on retrouve dans le pool secrétariat général, les directions centrales : la Direction de la Programmation et de la Prospective, la Direction des Ressources Humaines, la Direction des Ressources Financières et du Matériel et la Direction de l’Informatique et de Pré archivage. On doit veiller à ce que leur formulation soit la plus claire possible et que les mêmes attributions ne soient pas retenues au niveau d’autres ministères. S’il doit y avoir des champs d’intervention commune, que soit précisé comment les ministères doivent coopérer. Il faut ajouter que dans l’établissement des différents cadres organisationnels, nous veillons à ce que les valeurs essentielles de gouvernance, à savoir, la gestion orientée sur les résultats, la qualité des services, l’évaluation des performances des responsables soient précisées dans leurs grandes lignes. Tout ce travail, c’est le MRAI qui le fait et vous voyez que c’est important de préparer toutes les ressources humaines capables de contribuer à la satisfaction des besoins des administrations qui sollicitent le MRAI, notamment sur l’analyse des projets de textes relatifs à leurs cadres organisationnels.

Quel a été le contenu de la formation ?
La formation a porté sur deux grands volets qui correspondent aux deux grandes catégories de services publics administratifs que nous avons au Bénin. Les ministères sont des services publics classiques. Leur cadre organisationnel réfère la structure type fixée par le décret 2012-193 du 03 Juillet 2012. L’autre catégorie de service public administratif qu’on peut appeler des ’’services publics affranchis’’ parce que plus adaptés à la demande des usagers et qui opèrent suivant des modes plus souples à l’instar de ceux qu’on observe dans les entreprises privées, ce sont les offices à caractère social, culturel et scientifique, par exemple, l’ORTB, l’Agence Nationale pour l’Emploi, l’Observatoire du Changement Social, l’Institut National de la Promotion de la Femme, etc… Le fonctionnement de ces offices requiert une certaine célérité et une meilleure prise en compte de la clientèle. Autrement dit, tout en garantissant l’intérêt général, les offices tendent à fonctionner suivant les modes opératoires du secteur réel : le secteur de production des biens et services. Le deuxième grand volet de la formation a porté sur ces structures qui ont pour référentiel la loi 94-009 du 28 Juillet 1994 portant attributions organisation, fonctionnement des offices à caractère culturel scientifique et social.
Il s’est agi de montrer pourquoi l’analyse des textes est nécessaire, en quoi consiste l’analyse des textes, les documents de référence, ce qu’il faut avoir lorsqu’on veut faire l’analyse des textes et les aspects auxquels il faut faire attention quand on aborde l’analyse des textes. Donc, le contenu de la formation a couvert l’architecture du cadre organisationnel qu’il s’agisse d’un service administratif classique ou de service administratif affranchi.

Il s’en déduit donc que cette formation a un intérêt aussi bien pour les cadres, le ministère que pour toute l’administration publique.
Tout à fait. C’est d’abord le décloisonnement : construire l’esprit d’équipe par rapport à ce qui se fait. Il est important que les cadres qui sont spécialisés en fonction des attributions du ministère ne se cantonnent pas seulement à ce qui se fait dans leur direction. La formation a permis que les cadres qui sont à l’œuvre dans les autres directions soient au même niveau d’information sur cette activité d’une grande importance pour le ministère, et qui est prise en charge par la Direction des Programmes de Réforme Administrative. Cela améliore la communication à l’interne et la communication que ces agents peuvent être amenés à développer lorsqu’ils seront interpelés sur ce qui se fait au niveau du Ministère de la Réforme Administrative et Institutionnelle. Ainsi, ils pourront montrer que c’est le ministère qui régule, arbitre les missions des ministères sectoriels, prévient les dysfonctionnements, les chevauchements et recommande les interactions et les complémentarités pour la cohérence de l’action gouvernementale. Pour le ministère, cette formation renforce le potentiel en ressources humaines pour analyser les projets de décrets portant AOF des structures. Avec cette formation, l’équipe du DPRA peut être soutenue à tout moment par une douzaine de cadres qui ont montré un grand intérêt pour la formation. Lorsqu’il y a une grande capacité à l’interne à réagir cela veut dire que les dispositions sont prises maintenant pour qu’il y ait plus de célérité à prendre en charge ces dossiers, à répondre, à donner les avis, à réduire le temps de traitement des dossiers, à améliorer la qualité et du coup accroître la satisfaction des ministères et autres structures qui demandent des avis du MRAI sur leurs projets de décrets.

Quel est le dispositif mis en place pour véritablement mesurer les effets et l’impact de cette formation ?
Les effets à court terme et l’impact à une échéance un peu lointaine peuvent être mesurés à un certain nombre de niveau, notamment par rapport au potentiel. Cette formation aura démontré sa valeur ajoutée si effectivement le potentiel de prise en charge de ces projets de décret est renforcé. Le fait que beaucoup de cadres aient suivi la formation et qu’un certain nombre ait montré un grand intérêt rassure. Tout ceci va induire naturellement la célérité dans l’analyse des décrets et la réduction des délais. Donc, en observant les délais dans lesquels les réponses sont apportées aux demandes de visa, on pourra bien apprécier les effets et, plus tard, la satisfaction des usagers clients comme indice de mesure d’impact.

Est-ce que vous avez quelque chose à ajouter ?
Lorsqu’une structure évalue les services qu’elle offre et retient d’améliorer son dispositif de prise en charge, cela relève de la réingénierie et cela prédispose davantage le ministère à aller au devant de ses clients qui demandent ces catégories de service pour mieux les satisfaire. Il s’agit d’une démarche qui participe de l’amélioration de la qualité des services aux usagers clients. L’analyse des textes n’est pas la seule activité du ministère. Il est indiqué que d’autres formations du genre portent sur d’autres pans d’activités du ministère. Cela contribuera davantage à formater l’équipe et faciliter l’interchangeabilité, toute chose qui accroît la capacité de prise en change des dossiers.

Entretien réalisé par Alphonse KOUNOUHO