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La commune de Lalo est en passe de perdre une importante source de financement. Il s’agit des fonds du Programme pluriannuel d’appui au secteur de l’eau et de l’assainissement (PPEA) financé conjointement par le royaume des Pays Bas et le Danemark à Lalo comme dans bien d’autres communes béninoises.

 Un rapport d’audit financier et technique de la gestion de ce programme commandité par les Pays Bas, a révélé de graves dysfonctionnements dans l’utilisation des fonds. Mené par le cabinet Fiducia Consulting Group (FCG), ce rapport a poussé l’ambassade des Pays-Bas à solliciter la suspension pure et simple des décaissements de fonds. Ainsi, selon FCG, de nombreux problèmes se posent quant au respect des procédures de passation des marchés au sein de la commune.

Il relève notamment le cas du dossier d’appel d’offres n°39 relatif à la construction de deux modules de latrines à quatre cabines dans le chef-lieu de l’arrondissement de la commune de Lalo-Centre et à l’EPP Koudahoué. Le rapport indique que « le registre de commerce fourni dans l’offre de l’adjudicataire Mianipko est celui d’une autre entreprise dénommée Ets Tout Divin qui n’a pas soumissionné à l’appel d’offre ».

Le cabinet constate aussi « que le processus de programmation des ouvrages d’hygiène et d’assainissement ne fait pas l’objet d’une délibération en Conseil communal ». Il ajoute qu’il y a des irrégularités dans le choix des entreprises pour la construction des latrines, notamment par le DAO n°38 relatif à la construction de deux modules de latrines à quatre cabines dans le marché de Lalo-centre et à l’école maternelle de Koutimè. Il a été relevé que « l’établissement Afrik-Arts-BTP [adjudicataire] a été créé le 21 novembre 2011 (date de début des activités) soit quatre jours avant la date limite de dépôt des offres et environ un mois avant la date de début du retrait du DAO ».

Il convient de retenir que le cabinet n’a pas pu obtenir de commentaire de la part de la mairie de Lalo face à ces graves constats. Toutefois, Célestin Comlan Dohou, maire de la commune de Lalo, a tenté de se justifier face à toutes ces accusations lors de la séance de reddition publique de comptes initiée par la mairie en collaboration avec l’ONG ALCRER le vendredi 28 Septembre à la Maison des jeunes de Lalo.

Malgré les dénégations du maire qui a réfuté les griefs de mauvaise gestion portés à son encontre, il n’a pas été facile au Président de l’ONG ALCRER de calmer l’ardeur de ses administrés convaincus de sa culpabilité. Une tentative de destitution est même enclenchée contre lui. Pour l’heure, Lalo comme la plupart des communes béninoises se retrouve privée des fonds du PPEA du fait de leur mauvaise gestion. Nous reviendrons dans nos prochaines parutions sur les autres communes concernées.

Olivier ALLOCHEME

                                      Rapport d’audit financier & Technique de la convention PPEA BP/Rural au niveau de la Mairie de Lalo

1- Synthèse

1-1- Généralités sur le programme

Le programme, objet de la présente mission, dénommé PPEA (Programme Pluriannuel d’appui au secteur de l’Eau et de l’Assainissement), est un vaste programme financé par un don non remboursable du Ministère des Affaires Etrangères des Pays-Bas par le biais de son Ambassade au Bénin. Il représentait un financement global d’environ 54,5 millions d’euros soit près de 36 milliards de F CFA sur une période allant de 2007 à 2011, il est mis en œuvre actuellement par la signature de sept (07) accords de financement.

Le 03 juillet 2009, les Ambassades du Royaume des Pays-Bas (bailleur principal) et du Danemark (co-donor) ont signé un Accord de coopération délégué dans lequel il a été convenu que Je Danemark apportera un montant d’environ 7,3 millions d’euros pendant les années 2010-2011, augmentant donc le montant global pour le PPEA à environ 61,8 millions d’euros soit près de 40,5 milliards de F CFA.

La convention COT0091593 relative au développement des infrastructures d’Adduction d’Eau Potable et d’Assainissement, objet du présent rapport d’audit a spécifiquement pour objectif de contribuer à augmenter équitablement ct durablement l’accès à l’eau potable et à l’assainissement, en respectant les stratégies nationales en la matière.

La présente mission couvre la période allant du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2011.

1-2- Résumé des constats liés aux procédures de gestion

1-2-1- Résumé des constats liés à l’audit financier

Dans le cadre de notre audit financier, nous avons relevé des points forts et des points faibles. Les points faibles relevés concernent:

Les points forts ont été développés dans le rapport. Quant aux faiblesses, elles se détaillent comme suit:

1- Les décisions issues des réunions du Conseil communal ne sont pas consignées dans un registre coté et paraphé;

2- Malgré nos multiples relances, nous n’avons pas obtenu jusqu’à la date de la production de ce rapport, la situation financière du Receveur-Percepteur pour effectuer les recoupements nécessaires;

3- Toutes les immobilisations appartenant à la mairie de Lalo ne sont pas codifiées à la date de nos travaux le 20 février 2011. De plus, ces immobilisations n’ont pas fait l’objet d’inventaire en 2011 notamment au 31 décembre. Enfin, l’entretien et la maintenance des équipements informatiques serait rasuré par un prestatair sans la signature d’un contrat de prestation de services;

4- Les constats faits par rapport aux critères de validité des marchés se présentent comme suit:

– Marché signé en 2009 pour la construction de six (06) modules de latrines

Les documents de passation de ce marché n’ont pu être disposés pour effectuer les contrôles nécessaires.

– Marché passé en 2011 pour la construction de deux (02) modules de latrines à quatre (04) cabines

Deux (02) DAO identiques portant la même date limite de dépôt ont été élaborés pour le marché de construction de deux (02) modules de latrines à quatre (04) cabines dans différentes localités de la commune de Lalo notamment dans le marché de Lalo centre et dans l’école maternelle de KOUTIME pour le DAO N°38 et dans le chef lieu de l’arrondissement de Lalo centre ainsi qu’à l’EPP de KOUDAHOUE pour le DAO N°39. La preuve de la publication des DAO n’a également pas été obtenue. Les constats suivants ont été faits par DAO:

– DAO N°38 : construction de deux (02) modules de latrines à quatre (04) cabines dans le marché de Lalo centre et à l’école maternelle de KOUTIME

L’adjudicataire AFRIK-ARTS-BTP a fourni des pièces qui portent des dates postérieures à la date limite de dépôt des offres. En effet, son attestation fiscale date du 28 novembre 2011 et la date de dépôt de son bilan à la Direction des impôts et celle de la légalisation par le Chef d’arrondissement de la commune de Lalo est le 12 décembre 2011 alors que la date limite de dépôt des offres est fixée au 25 novembre 2011.

De plus, l’établissement AFRIK-ARTS-BTP a été créé le 21 novembre 2011 (date de début des activités) soit quatre (4) jours avant la date limite de dépôt des offres et environ un (01) mois avant la date de début de retrait du DAO.

– DAO N°39 : construction de deux (02) modules de latrines à quatre (04) cabines dans le chef lieu de l’arrondissement de la commune de Lalo centre et à l’EPP de KOUDAHOUE

Le registre de commerce fourni dans l’offre de l’adjudicataire MIANIPKO est celui d’une autre entreprise dénommé ETS TOUT DIVIN qui n’a pas soumissionné à l’avis d’appel d’offres.

5- Une non-concordance a été constatée entre le montant en chiffre et celui en lettre dans le bordereau des prix unitaires de l’entreprise AFRIK-ARTS-BTP. Le montant qui a été utilisé dans le devis estimatif et quantitatif est le montant en chiffre; De plus des incohérences ont été relevées dans le rapport d’ouverture et d’analyse des offres. A titre d’exemple, il est mentionné dans le PV d’ouverture et d’analyse que l’offre de l’adjudicataire MIANIPKO n’est pas recevable. Enfin, les pages du PV d’ouverture et d’analyse des offres ne portant pas de signatures ne sont pas paraphées;

6- Les date et heure de dépôt des dossiers de soumission ne sont pas inscrites dans un registre coté et paraphé;

7- Les ressources du PPEA affectée à la Mairie au titre de la gestion 2008 pour un montant de F CFA 10.000.000 ont été effectivement reçues en 2010. Quant aux ressources de la gestion 2011, elles n’ont été effectivement transférées à la Mairie qu’en juillet 2011 ;

8- Les factures relatives aux dépenses effectuées sur le PPEA sont libellées au nom de la mairie de Lalo. Aussi, la date de visa des décomptes par le C/ST n’est pas mentionnée;

9- Les documents relatifs aux marchés ne sont pas bien archivés (appels d’offres, soumissions, …). A titre d’exemple, les documents relatifs au marché signé en 2009 n’ont pu être mis à notre disposition pour effectuer les contrôles nécessaires;

10- Il n’existe pas une procédure formalisée de sauvegarde des données informatiques;

11- Le montant des marchés de F CFA 11.475.417 TTC signé en 2009 avec l’ETS SENA pour la construction des modules de latrines est supérieur au montant alloué à la Commune pour cette rubrique de dépenses qui est de F CFA 10.000.000. Il en résulte un écart de F CFA 1.475.417. Le montant payé sur ces contrats jusqu’à la date du20 février 2012 s’élève à F CFA 9.840.211.

1-2-2- Résumé des contrats liés à l’audit technique

1- En matière dé réalisation et de contrôle des ouvrages FPM, nous avons relevé que la Mairie n’a fait aucune réalisation. Le Service de l’eau a en projet de réaliser six (06) forages positifs au niveau de la commune de Lalo. Mais la Mairie n’est pas impliquée dans la réalisation de ces forages.

2- En matière de réalisation, nous avons relevé :

i- que le processus de programmation des ouvrages d’hygiène et d’assainissement ne fait pas l’objet d’une délibération en Conseil communal alors que le PHAC n’a pas été réalisé;

ii- le non suivi de la stratégie sectorielle ;

iii- des irrégularités dans le choix des entreprises pour la construction des latrines;

iv- le suivi des travaux de construction est fait par le C/ST avec l’aide de l’Agent d’Hygiène qui n’a pas toujours les moyens de se rendre sur le terrain. Aucun procès-verbal ni de rapport de mission n’existe dans la documentation;

v- l’absence d’inscription PPEA comme financement sur les ouvrages de 2009.

1-3- Constats relatifs à l’examen de la justification financière

A l’issue de nos contrôles, nous avons formulé les réserves et limitations ci-après :

Limitations

– Nous n’avons pas pu disposer des documents de passation du marché de F CFA 9.724.930 HT signé en 2009 pour la construction de six (06) modules de latrines dans la commune de Lalo pour effectuer les contrôles nécessaires. Les paiements effectués sur ce marché s’élève à F CFA 8.339.162 HT ;

– Nous n’avons également pas obtenu du Receveur-Percepteur le point d’exécution financier des opérations réalisées sur le PPEA au cours de la période sous revue malgré nos multiples relances.

Réserve

Elle porte sur la somme de F CFA 1.501.049 représentant le montant de la TVA indument payé en 2010 sur les ressources du PPEA.

Notre mission s’est déroulée sans difficulté majeure et nous profitons de l’occasion pour remercier nos interlocuteurs pour leur coopération et leur disponibilité. Sans eux, nos travaux n’auraient pas pu atteindre les objectifs qui nous ont été assignés.

Les auditeurs remercient enfin les Experts eau de l’Ambassade du Royaume des Pays-Bas au Bénin.

2- INTRODUCTION

Par contrat de services n°COTOl12019 en date du 12 mai 2010, le cabinet FCG Bénin a été chargé de faire l’audit financier et technique ex-post du Programme Pluriannuel d’appui au secteur de l’Eau et de l’Assainissement (PPEA) au titre des exercices 2008 à 2011. Plusieurs entités sont bénéficiaires des fonds du PPEA dont la DG/Eau, les Services Eau, la DGB, la DAT, la DHAB, la PF et certaines communes pour la composante 3 «Développement des infrastructures d’Adduction d’Eau potable et d’Assainissement», grâce à une convention de financement en date du 02/12/06 de F CFA 17,072 milliards environ.

Depuis le 03 juillet 2009, suite à l’Accord de coopération délégué signé entre les Ambassades des Pays-Bas et du Danemark, ce budget a connu une augmentation de F CFA 2,414 milliards passant ainsi de FCFA 17,072 milliards à 19,486 milliards environ.

Cet audit permettra de s’assurer que les ressources mises à la disposition des structures bénéficiaires du Programme ont été utilisées conformément aux dispositions de l’Accord de financement dans un souci d’économie et d’efficience.

La présente mission, conformément aux termes de référence et à notre offre technique, a pour objectif d’émettre une opinion professionnelle sur la situation comptable et financière des fonds mis à la disposition du Trésor Public et ayant bénéficié aux entités impliquées, afin de s’assurer que l’ensemble des ressources ont été utilisées conformément aux dispositions de l’Accord de financement dans un souci d’économie et d’efficience et uniquement aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.

• donner un avis sur la justification financière, en particulier sur la question de savoir si l’aperçu donne une image exacte et fidèle des recettes et des dépenses conformément aux conditions fixées dans la décision, ainsi qu’aux principes administratifs généralement admis;

• évaluer la structure de contrôle interne auprès du bénéficiaire ainsi que le risque lié au contrôle, et ‘identifier les circonstances devant être signalées, y compris les carences matérielles du contrôle interne;

• procéder à des observations pour déterminer si le bénéficiaire a satisfait matériellement, à tous les égards, aux conditions fixées dans la décision. Il faut enfin identifier toutes les questions d’intérêt matériel qui ne satisfont pas aux conditions et tous les éléments qui laissent supposer des agissements illicites.

2-2- Méthodologie

En exécution du contrat de services ci-dessus, la mission s’est déroulée à la mairie de Lalo le 20 février 2012.

Nous avons rencontré pour les besoins de ladite mission respectivement :

• Mairie de Lalo

– Monsieur DAYOU Vincent, Secrétaire Général (SG),

– Madame TOSSOU Diane, Chef Service Administratif et Financier(C/SAF),

– Monsieur TONAHIN Anicet, Chef Service Technique (C/ST)

Ambassade du Royaume des Pays-Bas

– Monsieur Carel DE-GROOT, 1er secrétaire Expert Eau,

– Monsieur Camille DANSOU, Expert Eau et Assainissement

Au cours de nos• travaux et pour atteindre les objectifs fixés dans les termes de référence, nous avons mis en œuvre les diligences ci-après:

– Prise de contact avec les personnes clé du Programme (APB², DGB, Trésor, etc.) ;

– Revue de la documentation relative à la convention de financement du PPEA/Rural ;

– Contrôle de la régularité, de la légalité et de la conformité des engagements et des dépenses du PPEA/Rural s r la base d’un échantillon de dépenses de fournitures, de services et de travaux. Les tests ont porté sur les procédures de passation des marchés. Les travaux ont consisté à l’examen des pièces justificatives et des documents probants (dossiers d’appel d’offres, correspondances, contrats, bons de commandes, etc.) ;

– Entretien avec les différents services/personnes impliqués dans l’exécution du Programme;

– Contrôle technique des ouvrages réalisés.

– Circularisation du compte COT APPROVISIONNEMENT EN EAU POTABLE 2004 ouvert dans les livres de la BCEAO ;

Toutes les dépenses exécutées au cours de la période sous revue ont été contrôlées.

Nous avons mis en œuvre toutes les diligences requises pour respecter le contenu des termes de référence. Nous estimons que nos travaux constituent une base raisonnable à l’expression de notre opinion.

3- PRESENTATION DU PROGRAMME

3-1- Contexte

Dans le cadre des OMD (Objectifs du Millénaire pour le Développement) et de la lutte contre la pauvreté, la République du Bénin a défini comme objectif prioritaire la fourniture de l’eau potable à près de quatre (4) millions de personnes respectivement en milieu urbain et en milieu rural d’ici l’an 2015.

Afin d’y parvenir, les partenaires au développement ont accepté de financer des programmes dans le secteur de l’eau et de l’assainissement (PPEA et Pots Communs).

Le Programme Pluriannuel d’Appui au secteur de l’Eau et de l’Assainissement (PPEA) est un vaste programme financé par un don non remboursable de l’Ambassade du Royaume de Danemark et du Ministère des Affaires Etrangères des Pays-Bas par le biais de son Ambassade au Bénin. Il représente un financement global d’environ 61,8 millions d’euros soit près de 40,5 milliards de F CFA sur la période 2007-2011. Il est désormais mis en œuvre par la signature de sept (07) accords de financement dont celui relatif au PPEA/Rural pour près de 29,7 millions d’euros soit environ 19,5 milliards de francs CFA.

3.2-1. Objectifs du PPEA

Les objectifs du PPEA peuvent se réunir comme suit :

a. améliorer les procédures de gestion des finances publiques en appui à la déconcentration, à la décentralisation et à l’atteinte des OMD en matière d’eau potable et d’assainissement;

b. appuyer le transfert de compétences et le développement des capacités de maîtrise d’ouvrage communale en matière d’AEPA;

c. contribuer à augmenter équitablement et durablement l’accès à l’eau et à l’assainissement, en respectant les stratégies nationales en la matière;

d. contribuer à garantir la disponibilité de l’eau en qualité et en quantité acceptables pour satisfaire tous les usages dans un cadre de gestion intégrée des ressources en eau.

Les structures impliquées directement dans le PPEA sont les suivantes :

Au niveau étatique

• la Direction Générale des Investissements et du Financement de Développement (DGIFD, Ex-DMRE),

• la Direction Générale du Budget (DGB),

• la Société Nationale des Eaux du Bénin (SONEB),

• la Direction Générale de l’Eau (DGEau),

• la Direction de l’Hygiène et de l’Assainissement de Base (DHAB),

• la Délégation à l’Aménagement d Territoire (DAT),

• les Communes concernées.

Au niveau non-étatique

• la Netherlands Development Organisation (SNV) Bénin,

• le Partenariat National de l’Eau (PNE/NWP),

• le Centre Régional pour l’Eau Potable et l’Assainissement à faible coût (CREPA),

• le Centre de Promotion et d’Encadrement des Petites et moyennes Entreprises (CePEPE).

Le PPEA est piloté par un Comité présidé par la Direction Générale des Investissements et du Financement du Développement (DGIFD) qui en assure également le Secrétariat Technique.

4- EXAMEN DES PROCEDURES DE GESTION LIEES A L’AUDIT FINANCIER

Nous avons évalué le management et l’exécution du Programme. Nous avons également examiné le contrôle interne, l’organisation comptable et financière mise en place pour la gestion du PPEA.

Les conclusions de nos travaux se présentent comme suit :

4-1- Management du Programme

4-1-1- Fonctionnement des organes sociaux

a) Point fort

Les sessions ordinaires du Conseil communal se tiennent conformément à la réglementation et sont sanctionnées par des procès-verbaux.

b) Axe d’amélioration

Registre des procès-verbaux des réunions du Conseil

Norme

Le Conseil communal est l’assemblée délibérante élue de la Commune. A ce titre, il est chargé de donner les orientations, par ses délibérations, en matière de gestion de la Commune. Il doit se réunir au moins une fois par trimestre. Les comptes rendus de réunions et/ou de ses délibérations /décisions, doivent être consignés dans un registre coté et paraphé.

Constat

Les décisions/délibérations du Conseil communal de la commune de Lalo ne sont pas consignées dans un registre coté et paraphé par un Maire voisin.

Risque

Manipulation des décisions issues des réunions du Conseil communal

Recommandations

Nous recommandons, à la mairie de Lalo, la mise en place d’un registre de délibérations coté et paraphé par un Maire voisin qui va retracer uniquement les décisions du Conseil communal.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4-1.2. Cohérence entre les informations obtenues du C/SAF et celles du Receveur-Percepteur (RP)

a) Point fort

Le compte administratif exercice 2010 a été adopté par le Conseil communal le 25 juin 2011 et transmis à l’Autorité de tutelle le 04 juillet 2011.

b) Axe d’amélioration

Norme

Malgré La situation d’exécution financière du PPEA doit être produite à la mission d’audit par le C/SAF et le Receveur-Percepteur pour permettre de faire la comparaison entre les données financières.

Constats

Malgré nos multiples relances, nous n’avons pas obtenu jusqu’à la date de la production de ce rapport, la situation financière du Receveur-Percepteur pour effectuer les recoupements nécessaires.

Risques

– Incohérence entre la situation financière du CjSAF et celle du Receveur-Percepteur;

– Non détection des erreurs dans les situations financières produites.

Recommandation

Nous recommandons à la mairie de Lalo de prendre les dispositions nécessaires pour que les situations financières attendues du Receveur-Percepteur soient fournies à l’équipe d’audit pour la mission prochaine.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4-1-3- Gestion et protection des biens durables

Norme

Pour une bonne gestion des biens durables, les immobilisations d’une entité doivent être codifiées, tout au moins, selon la catégorie de l’immobilisation, la date d’acquisition, la source de financement à l’encre indélébile et de façon très visible. De plus, les immobilisations d’une entité doivent être inventoriées au moins une fois par an notamment le 31 décembre. Enfin, la maintenance des équipements informatiques doit être formalisée par la signature d’un contrat de prestation de services.

Constats

Toutes les immobilisations appartenant à la mairie de Lalo ne sont pas codifiées à la date de nos travaux le 20 février 2011. De plus, ces immobilisations n’ont pas fait l’objet d’inventaire en 2011 notamment au 31 décembre. Enfin, l’entretien et la maintenance des équipements informatiques serait assuré par un prestataire sans la signature d’un contrat de prestation de services.

Risques

– Possibilité de subtilisation des biens,

– Difficulté pour le suivi des biens.

Recommandations

Nous recommandons à la mairie de Lalo de :

– procéder à la codification systématique à l’encre indélébile de toutes les immobilisations dont elle a la propriété tout en précisant leur source de financement;

– faire l’inventaire exhaustif de ces équipements au moins une fois par an, notamment en fin d’année;

– mettre en place une procédure formalisée de maintenance et d’entretien des équipements informatiques en signant un contrat de prestation de services avec le prestataire choisi.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4-2- Respect des règles de passation des marchés publics

4-2-1- Respect des critères de validité des marchés

Norme

Le dossier d’appel d’offres (DAO) ou dossier de la consultation restreinte (DCR) étant le document de base du processus de passation des marchés, les informations qui y figurent doivent être cohérentes. Il doit fait l’objet de publication pour permettre une large diffusion. De plus, un DAO unique doit être élaboré pour les marchés ayant des exigences techniques identiques et dont la date limite de dépôt des offres est prévue pour le même jour. Enfin, l’analyse des offres des soumissionnaires doit se faire en tenant strictement compte des conditions prévues dans le DAO.

Constats

– marché signé en 2009 pour la construction de six (06) modules de latrines

Nous n’avons pas pu disposer des documents de passation de ce marché pour effectuer les contrôles nécessaires.

– Marché passé en 2011 pour la construction de deux (02) modules de latrines à quatre (04) cabines

Nous avons constaté que deux (02) DAO identiques portant la même date limite de dépôt ont été élaborés pour le marché de construction de deux (02) modules de latrines à quatre (04) cabines dans différentes localités de la commune de Lalo notamment dans le marché de Lalo centre et dans l’école maternelle de KOUTIME pour le DAO N°38 et dans le chef lieu de l’arrondissement de Lalo centre ainsi qu’à l’EPP de KOUDAHOUE pour le DAO N°39. Nous n’avons également pas obtenu la preuve de la publication des DAO.

Les constats suivants ont été faits par DAO :

DAO N°38 : construction d deux (02) modules de latrines à quatre (04) cabines dans le marché de Lalo centre et à l’école maternelle de KOUTIME

Nous avons constaté que l’adjudicataire AFRIK-ARTS-BTP a fourni des pièces qui portent des dates postérieures à la date limite de dépôt des offres. En effet, son attestation fiscale date du 28 novembre 2011 et la date de dépôt du bilan à la Direction des impôts et celle de sa légalisation par le Chef d’arrondissement de la commune de Lalo est le 12 décembre 2011 alors que la date limite de dépôt des offres est fixée au 25 novembre 2011.

Nous avons également constaté que l’établissement AFRIK-ARTS-BTP a été créé le 21 novembre 2011 (date de début des activités) soit quatre (4) jours avant la date limite de dépôt des offres et environ un (01) mois avant la date de début de retrait du DAO.

Pour ce qui est des deux (02) autres soumissionnaires, ils ont été éliminés pour avoir fourni des pièces non valides.

DAO N°39 : construction de deux (02) modules de latrines à quatre (04) cabines dans le chef lieu de l’arrondissement de la commune de Lalo centre et à l’EPP de KOUDAHOUE

Nous avons constaté que le registre de commerce fourni dans l’offre de l’adjudicataire MIANIPKO est celui d’une autre entreprise dénommé ETS TOUT DIVIN qui n’a pas soumissionné à l’avis d’appel d’offres.

Il faut préciser qu’aucun paiement n’a été effectué sur ce marché jusqu’au jour de nos travaux.

Risques

– Invalidation des marchés,

– Inéligibilité des dépenses.

Recommandations

Nous recommandons à la mairie de Lalo de :

-rendre invalide les’ résultats de la consultation pour la construction des latrines;

– reprendre le processus d’appel d’offres de construction des latrines de l’année 2011 en respectant la procédure nationale de passation des marchés;

– veiller non seulement au respect des conditions prévues dans le DAO lors de l’analyse des offres mais aussi au respect scrupuleux des procédures et règles de passation des marchés publics;

– élaborer un DAO unique po r les marchés ayant des exigences identiques et dont la date limite de dépôt est prévue pour même le jour;

– publier les avis d’appel d’offres dans un quotidien de large diffusion ou à la radio nationale.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4.2.2. Régularité et cohérence des informations contenues dans les documents de passation des marchés

Norme

Le procès-verbal de dépouillement est un document juridique qui doit faire mention de toutes les observations relevées dans le traitement des offres. Il doit également être paraphé à toutes les pages ne portant pas de signatures pour en éviter la manipulation. Lorsque le montant en chiffre est différent du montant en lettre dans un document de soumission, c’est le montant en lettre qui fait foi et qui doit être retenu pour les évaluations.

Constats

Nous avons fait les constats suivants :

– non concordance entre le montant n chiffre et celui en lettre dans le bordereau des prix unitaires de l’entreprise AFRIK-ARTS-BTP. Le montant qui a été utilisé dans le devis estimatif et quantitatif est le montant en chiffre;

– incohérences dans le rapport d’ouverture et d’analyse des offres. A titre d’exemple, il est mentionné dans le PV d’ouverture et d’analyse du marché de construction de deux (02) modules e latrines à l’EPP de KOUDAHOUE que l’offre de l’adjudicataire MIANIPKO n’est pas recevable;

– absence de paraphe sur, les pages du PV d’ouverture et d’analyse des offres ne portant pas de signatures.

Risques

– Risque de non validité des informations contenues dans le PV d’analyse et de dépouillement des offres;

– Risque de manipulation des informations contenues dans le PV.

Recommandations

Nous recommandons à la mairie de Lalo de:

– veiller à la cohérence des informations contenues non seulement dans le PV d’ouverture et d’analyse des offres mais aussi dans les dossiers de soumission. A cet effet, en cas de divergence entre le montant en chiffre et celui en lettre, c’est le montant en lettre qu’il faudra retenu pour l’évaluation des offres financières;

– parapher les pages du PV d’ouverture et d’analyse des offres ne portant pas de signatures par les membres de la commission d’ouverture et d’analyse des offres.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4-2-3- Gestion des dossiers de soumission

Norme

L’ordre, la date et l’heure de dépôt des dossiers de soumission doivent être consignés dans un registre coté et paraphé par le Président du tribunal ou par le Maire d’une commune voisine. Ce registre doit être tenu au Secrétariat Général ou à la Cellule de passation des marchés de la Mairie.

Constat

Nous avons relevé l’absence de registre de réception des offres

Risque

Manipulation des offres notamment quant aux heures de dépôt.

Recommandation

Nous recommandons aux Responsables de la mairie de Lalo de mettre en place un registre coté et paraphé pour le suivi du dépôt des dossiers de soumission. Une procédure de délivrance de récépissé pourra également être mise en place pour les soumissionnaires après le dépôt de leurs offres.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4-3- Gestion comptable et financière du Programme

4-3-1- Existence et protection d’un logiciel de gestion comptable

La Mairie dispose d’un logiciel de gestion comptable dénommé GBCO. L’accès au logiciel est limité au C/SAF et au Régisseur de la Mairie par des mots de passe. L’ordinateur sur lequel est installé le logiciel est protégé par un antivirus appelé AVAST.

4-3.2. Budgétisation et transfert rapide des ressources à la Commune a) Point fort

Les ressources du PPEA sont inscrites au budget de la Commune.

b) Axe d’amélioration

Norme

Les services compétents de la DGEau et de la DHAB doivent informer les communes des ressources à leur transférer dès l’a option du Plan de Travail Annuel (PTA) pour qu’elles puissent les inscrire dans le budget de l’exercice suivant et entamer les procédures de recrutement/passation des marchés. Ainsi, dès la réception des arrêtés portant répartition des transferts de crédits, il ne resterait que la signature des contrats.

Les ressources ainsi budgétisées doivent être également transférées à temps pour permettre une grande sérénité dans l’exécution des activités.

Constats

Les ressources du PPEA affectée à la mairie de Lalo pour le compte de la gestion 2008 pour un montant de F CFA 10.000.00 ont été effectivement reçues en 2010 à la mairie de Lalo. Quant aux ressources de la gestion 2011, elles n’ont été effectivement transférées à la Mairie qu’en juillet 2011.

Risque

Non atteinte des objectifs annuels du Programme

Recommandations

Nous recommandons :

– à la DGEau et à la DHAB de porter dès l’adoption du PTA, à la connaissance des communes, les ressources PPEA prévues pour elles afin qu’elles puissent les inscrire dans leur budget de l’exercice suivant. Il faut également veiller à ce que les arrêtés de notification de crédit leur parviennent tôt afin que le transfert à temps des crédits puisse également, avec l’appui de la DGB, se faire en début d’année. Les arrêtés de transfert des crédits doivent également mentionner expressément les activités à réaliser sur les ressources ainsi transférées pour limiter le risque de dépenses inéligibles;

– aux Receveurs des finances de transférer immédiatement dès qu’ils les auraient reçues, les ressources à chacune es communes prévues/retenues;

– aux communes de prendre les di positions pour la consommation des ressources qui leur sont allouées.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4-3-3- Eligibilité des dépenses effectuées dans le cadre du Programme

Les dépenses exécutées par la Mairie ne sont pas toutes éligibles aux ressources du PPEA. Par exemple, la TVA a été payée en 2011 sur les ressources du PPEA.

4-3-4- Prélèvement de l’AIE sur les prestataires de service

L’AIE est un acompte sur impôt assis sur les bénéfices, exigible sur les achats effectués en régime intérieur, les importations de marchandises et les prestations de service. Les personnes devant effectuer la retenue sont les suivantes:

– les organismes de l’Etat,

– les entreprises publiques et semi-publiques bénéficiaires de prestations de services,

– les entreprises privées bénéficiaires de prestations,

– les importateurs, producteurs et revendeurs qui vendent en gros ou demi-gros et dont le chiffre d’affaires annuel est égal ou supérieur au seuil fixé par arrêté du Ministre chargé des finances.

Son taux est de :

– 1 % de la valeur en douane majorée de l’ensemble des droits et taxes exigibles ou du p ix toutes taxes comprises à l’exception de la TVA, en ce qui concerne les importations de marchandises ou les achats commerciaux en régime intérieur et les prestations de services réalisées par les personnes immatriculées;

– 5% de la valeur en douane majorée de l’ensemble des droits et taxes exigibles ou du prix toutes taxes comprises, à l’exception de la TVA, en ce qui concerne les importations de marchandises ou les achats commerciaux en régime intérieur et les prestations de services réalisées par les personnes non immatriculées.

Constat

La Marie n’a pas exécuté des dépenses ayant un caractère de prestation de services.

Risque

Minoration des recettes fiscales de l’Etat.

Recommandation

Quoique la mairie de Lalo n’ait pas exécuté de dépenses ayant un caractère de prestation de services, nous demandons pour l’avenir aux Responsables de la Commune, de faire état de la retenue de l’AIR au niveau u projet d’engagement des dépenses. Son calcul s’effectue sur le montant HT des prestations facturées.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo

4-3-5- Respect des procédures de paiement

Norme

Les factures doivent être libellées au nom du PPEA. Les dates de visa des décomptes par le C/5T doivent être mentionnées.

Constats

– les factures relatives aux dépenses effectuées sur le PPEA sont libellées au nom de la mairie de Lalo;

– la date de visa des décomptes par le C/ST n’est pas mentionnée.

Risque

Risque de financer des dépenses inéligibles

Recommandations

Nous recommandons aux services de la mairie de Lalo de libeller les factures au nom du PPEA et de mentionner sur les décomptes les dates de leur visa.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

Norme

La durée minimale de conservation des documents comptables ainsi que les pièces justificatives est de dix (10) ans à compter de la date de clôture de l’exercice. Il convient de prendre systématiquement copie de tout document avant leur transfert. Le cadre prévu à cet effet doit être bien aménagé avec des rayons pour la gestion de l’archivage des documents.

Constat

Nous avons constaté au cours de nos tr vaux, le mauvais archivage des documents relatifs aux marchés (appels d’offres, soumissions, …). A titre d’illustration, nous n’avons pas pu disposer des documents relatifs au marché signé en 2009 pour effectuer les contrôles nécessaires.

Risque

– Perte de documents sensibles;

– Mélange des documents en l’absence d’une bonne procédure d’archivage.

Recommandations

Nous recommandons au C/ST de la mairie de Lalo de prendre des dispositions pour un meilleur archivage des documents de passation de marché.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4-5- Sauvegarde des données informatiques

Norme

Les données informatiques de la Mairie doivent faire l’objet de sauvegardes périodiques sur un disque dur externe afin de permettre leur disponibilité en cas de problème.

Constat

Nous avons constaté l’absence d’une procédure formalisée de sauvegarde des données informatiques.

Risque

Perte de données sensibles au Programme.

Recommandation

Nous recommandons à la mairie de Lalo de mettre en place une procédure formalisée de sauvegarde de ses données informatiques. Ces sauvegardes doivent être effectuées sur un disque dur externe dont le double doit être conservé hors des locaux de la Mairie auprès d’une Autorité qui prendra l’engagement écrit d’en assurer la protection, la confidentialité et la restitution à tout moment pour la mise à jour ou la restauration.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

4-6- Dépassement Budgétaire

Norme

Les marchés passés et autres dépenses effectuées dans le cadre de la mise en œuvre du Programme doivent se faire dans la limite es fonds alloués pour chaque rubrique.

Constat

Nous avons constaté que le montant des marchés de F CFA 11.475.417 signé en 2009 avec l’ETS SENA pour la construction des modules de latrines est supérieur au montant alloué à la Commune pour cette rubrique de dépenses qui est de F CFA 10.000.000. Il en résulte un écart de F CFA 1.475.417. Le montant payé sur ce contrat jusqu’à la date du 20 février 2012 s’élève à F CFA 9.840.211.

Risques

– Déficit budgétaire;

– Report des déficits non éligibles sur les fonds des exercices suivants.

Recommandation

Nous recommandons à la Mairie de s’assurer du montant effectif alloué pour chaque rubrique de dépenses avant la passation de marché ou l’engagement de dépenses. Il faudra dans ce cadre, négocier à la baisse le montant du contrat de l’ETS SENA pour que ce dernier reste dans la limite de l’enveloppe budgétaire. Cette négociation doit faire l’objet d’un procès-verbal et d’un avenant au contrat.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

5- EXAMEN DES ETATS FINANCIERS

Ambassade du Royaume des Pays-Bas au Bénin

Cotonou (BENIN)

Nous avons procédé à l’audit des états financiers (rapports financiers) de la Convention COT0091593 du PROGRAMME PLU IANNUEL D’APPUI AU SECTEUR EAU ET ASSAINISSEMENT, intitulé COT PPEA HP IRural 2007-2011 au niveau de la mairie de Lalo pour la période allant du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2011.

Nous avons par ailleurs effectué l’audit et le contrôle des justifications financières pour la période allant du 1er janvier 2008 au 31 décembre 2011. Les justifications financières ont été établies sous la responsabilité du Maire de la commune de Lalo. Il nous appartient de délivrer une attestation de certification relative aux justifications financières.

Notre contrôle a été effectué conformément aux directives généralement admises relatives aux missions de contrôle. Selon ces directives, notre contrôle doit être planifié et mis en œuvre de telle manière que nous puissions être raisonnablement assuré que les justifications financières ne comportent pas d’inexactitudes matérielles. Le contrôle comprend notamment une étude sur la base de l’examen d’informations permettant d’étayer les montants et les commentai es des justifications financières. Il comprend également une évaluation des principes de comptabilisation qui ont été appliqués pour l’établissement des justifications financières et d’estimations importantes qui ont été faites dans ce contexte par le Chef de la comptabilité, ainsi qu’une évaluation de l’impression générale des justifications financières.

Nous estimons que le contrôle effectué constitue une base solide pour le jugement que nous portons.

Limitations

Nous n’avons pas pu disposer des documents de passation du marché de F CFA 9.724.930 HT signé en 2009 pour la construction de six (06) modules de latrines dans la commune de Lalo pour effectuer les contrôles nécessaires. Les paiements effectués sur ce marché s’élève à FCFA 8.339.162 HT.

Nous n’avons également pas obtenu d Receveur-Percepteur le point d’exécution financier des opérations réalisées sur le PPEA au cours de la période sous revue malgré nos multiples relances.

Elle porte sur la somme de F CFA 1.5 0 1.049 représentant le montant de la TVA indûment payé en 2010 sur les ressources du PPEA.

Opinion

Compte tenu des limitations, de la réserve exposées ci-dessus et des observations relevées sur la procédure de passation des marchés, nous ne sommes pas d’avis que les justifications financières produites par la mairie de Lalo au titre des exercices 2008,2009, 2010 et 2011 donnent une image fidèle de l’importance et de la composition du capital au 31 décembre de chacun des exercices 2008,2009,2010 et 2011 et du solde d’exploitation du programme PPEA/Rural pour les fonds virés à la Municipalité, conformément aux principes généralement admis pour la comptabilisation. Il n’a donc pas été satisfait aux obligations liées à la subvention telles qu’elles sont fixées dans la décision.

6- Examen des procédures de gestion liées à l’audit technique

6-1- Les ouvrages d’eau (FPM)

Réalisation et contrôle des ouvrages FPM Norme/Situation souhaitable

Les études de faisabilité et d’implantations des ouvrages doivent être achevées et les rapports disponibles et exploitables. Les données de ces rapports permettront aussi d’appréhender les difficultés techniques u cours des réalisations. Les ouvrages doivent être implantés sur des sites appropriés. La structure qui se chargera de ces études devra être recrutée sur appel d’offres en respectant le code des marchés publics. Le DAO devra renseigner sur les critères de sélection et les tâches à accomplir avec les délais requis. Suivra ensuite l’appel à candidatures pour la réalisation des travaux. Le DAO sera élaboré sur la base des recommandations du rapport d’études et devra aussi est précis sur les critères de sélection. Les travaux doivent être réalisés suivant les règles de l’art et dans les temps réglementaires. Afin de garantir la qualité des ouvrages, un contrôle permanent des travaux doit être effectué par le cabinet d’études.

Constat

Aucune réalisation n’a été faite par la Mairie elle-même. Mais le SEau a en projet de réaliser six (06) forages positifs. La sélection du bureau d’études, l’entreprise est effectuée par le SEau. Trois (03) forages sont déjà réalisés mais les pompes ne sont pas encore posées. La Mairie n’est pas impliquée dans la réalisation de ces forages. Le SEau à sélectionné les localités parmi les anciennes demandes qui sont encore à son niveau.

Risques

La non implication de la Mairie fait que des étapes essentielles de l’intermédiation sociale sont ratées. Ceci empêche donc l’ONG d’ImS de mener correctement ses activités.

Recommandation

Nous recommandons à la Mairie de demander au SEau de convoyer les anciens dossiers de demandes communautaires de forages existants à son niveau vers elle. Alors la liste des localités devant bénéficier des forages doit provenir de la Mairie.

Commentaire de la mairie de Lalo

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

6-2- Phase Planification dies ouvrages

Il est recommandé à chaque commune e vue de la professionnalisation de la gestion du secteur d’élaborer son Plan d’Hygiène et d’Assainissement Communal (PHAC) qui devra être désormais l’outil de planification des localités à prioriser dans la réalisation des infrastructures d’assainissement. A défaut, le Conseil Communal devra siéger et décider sur la base des résultats issus des séances de travail du service technique de la Mairie avec le service d’hygiène et assainissement à la base. Dans tous les cas, le SHAB devra être tenu informé du choix des localités.

Constats

La décision du choix des localités bénéficiaires des latrines revient au Maire même si des propositions peuvent venir des conseillers et autres de la commune.

Le PHAC n’étant pas réalisé, le processus de programmation des ouvrages d’hygiène et d’assainissement doit finir par une délibération du conseil communal; ce qui n’est pas le cas.

Risque

– Non suivi de la stratégie sectorielle ;

– Absence d’objectivité dans le choix des localités bénéficiaires.

Recommandations

Pour éviter toute incohérence avec la stratégie en vigueur, il est souhaitable que la Mairie dispose de son Plan d’Hygiène et d’Assainissement Communal (PHAC).

Commentaire de la commune de Lalo;

Nous n’avons pas reçu de commentaire de la mairie de Lalo.

6-2.2- Contrôle et Réalisation des travaux

Norme/Situation souhaitable

Les ouvrages devront être réalisés selon les normes en vigueur et les règles de l’art par une entreprise dans les délais. Cette entreprise sera recrutée sur la base d’un appel d’offres pour lequel le DAO devra être précis sur les critères de sélection et les normes à respecter pour la réalisation des ouvrages. Un contrôle devra se faire par la Mairie.

Constats

C’est le Chef Service Technique de la Mairie qui est responsabilisé pour suivi des travaux de construction. Il se fait aider par l’Agent d’Hygiène qui n’a pas toujours les moyens de se rendre sur le terrain. Aucun procès-verbal ni de rapport de mission n’existe dans la documentation.

Les travaux

Sélection des Entreprises

Deux (02) marchés ont été passés au cours de l’année 2011. Les deux DAO ont été lancés le même jour et dépouillés un même jour. La preuve de la diffusion des DAO n’existe pas. Les rapports de dépouillement ne sont ni paraphés ni accompagnés des listes de présence des membres du comite d’analyse et des soumissionnaires présents à l’ouverture. Par contre, les montants des offres financières sont dans les limites de deux millions (2.000.000) par module de 4 cabines qui correspond au prix moyen de réalisation de ces ouvrages. L’attribution des marchés et les constats faits se résument dans le tableau suivant: